CAD-Modelle, Werkpläne, Statik, Ausschreibungen, Fotos vom Bestand: In einem Architektur- oder Ingenieurbüro stecken oft Jahre an Arbeit in den Daten. Dieser Beitrag ist für Sie, wenn Sie ein Planungsbüro führen und sicher sein wollen, dass Ihre Projektdaten auch nach einem Defekt, einem Fehler oder einem Angriff wieder da sind.
Warum Backup im Planungsbüro besonders ist
- Große Dateien: Modelle und Planstände sind schnell mehrere Gigabyte groß. Ein Backup, das über Nacht nicht fertig wird, schützt im Ernstfall nur halb.
- Viele Versionen: Oft braucht man nicht nur die letzte Fassung, sondern den Stand von vor drei Wochen, bevor eine Änderung eingearbeitet wurde.
- Daten an mehreren Orten: Ein Teil liegt auf dem Server im Büro, ein Teil in Microsoft 365, ein Teil auf Laptops von Kolleginnen, die viel unterwegs sind.
- Lange Projektlaufzeiten: Projekte ziehen sich über Jahre, und auch nach der Fertigstellung werden Unterlagen manchmal noch gebraucht.
Sechs Schritte zu einem verlässlichen Backup
- Überblick schaffen. Schreiben Sie auf, wo Ihre Daten liegen: Server, NAS, Microsoft 365, einzelne Laptops. Nur was bekannt ist, kann gesichert werden.
- Mehrere Kopien an mehreren Orten. Bewährt hat sich die Faustregel 3-2-1: drei Kopien, auf zwei verschiedenen Speichermedien, eine davon außer Haus.
- Eine Kopie, die Angreifer nicht erreichen. Mindestens eine Sicherung sollte vom Netzwerk getrennt oder unveränderbar gespeichert sein. So kann Schadsoftware sie nicht mitverschlüsseln.
- Versionen aufbewahren. Legen Sie fest, wie lange Tages-, Wochen- und Monatsstände aufgehoben werden. So finden Sie auch ältere Planstände wieder.
- Microsoft 365 nicht vergessen. E-Mails, Teams und SharePoint brauchen ein eigenes Backup. Der Papierkorb in Microsoft 365 ersetzt keine Datensicherung.
- Wiederherstellung üben. Holen Sie regelmäßig testweise ein Projekt oder einzelne Dateien zurück und messen Sie, wie lange es dauert. Dann wissen Sie im Ernstfall, woran Sie sind.
Kurz-Check für Ihr Büro
- Wissen Sie, wo überall Projektdaten liegen, auch auf Laptops?
- Gibt es eine Kopie außer Haus und eine, die Schadsoftware nicht erreicht?
- Können Sie einen Planstand von vor einem Monat wiederherstellen?
- Wird Microsoft 365 eigenständig gesichert?
- Wissen Sie, wie lange die Wiederherstellung eines kompletten Projekts dauert?
Wenn Sie bei einer Frage zögern, ist das kein Grund zur Sorge. Es ist einfach ein guter Startpunkt für die nächsten Wochen, und Sie müssen nicht alles auf einmal angehen.
Wie es weitergeht
Auf unserer Seite IT für Architekten und Ingenieurbüros zeigen wir, worauf wir bei Planungsbüros achten, und unter ITNG Backup finden Sie unsere Lösung für die Datensicherung. In ITNG Care sind das Backup von Microsoft 365 und die Pflege Ihrer Datensicherung vor Ort bereits enthalten, dazu Updates, Geräteverwaltung und Überwachung rund um die Uhr.