Jahresabrechnungen, Protokolle von Eigentümerversammlungen, Mietverträge, Handwerkerrechnungen: In der Hausverwaltung wird die Akte immer häufiger digital. Dieser Beitrag ist für Sie, wenn Sie eine Hausverwaltung oder ein Immobilienbüro führen und sicherstellen wollen, dass diese Unterlagen auch nach einem Ausfall noch da sind.
Was sich in der Hausverwaltung verändert
- Die E-Rechnung ist da: Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Rechnungen von Handwerkern und Versorgern kommen deshalb zunehmend als Datei und müssen digital aufbewahrt werden.
- Viele Beteiligte: Eigentümer, Mieter, Beiräte, Handwerker und Behörden schicken Unterlagen per E-Mail. Wichtige Dokumente liegen so schnell verstreut in Postfächern.
- Lange Aufbewahrung: Für viele Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Die Daten müssen also über Jahre lesbar und vollständig bleiben.
- Persönliche Daten: Bankverbindungen, Verbrauchswerte und Kontaktdaten sind schützenswert. Wer darauf zugreifen kann, sollte klar geregelt sein.
Sechs Schritte zu einer sicheren Ablage
- Eine Ablage für alle Objekte. Legen Sie eine einheitliche Ordnerstruktur fest, zum Beispiel pro Objekt und Jahr. Wichtige Anhänge wandern aus dem Postfach in diese Ablage.
- Täglich sichern. Die Verwaltungssoftware, die Dateiablage und Microsoft 365 werden jeden Tag automatisch gesichert. Prüfen Sie, ob die Sicherung auch wirklich durchläuft.
- Eine Kopie außer Haus. Neben der Sicherung im Büro gehört mindestens eine Kopie an einen anderen Ort, zum Beispiel in ein deutsches Rechenzentrum.
- Schutz vor Verschlüsselung. Eine Sicherung, die vom Netzwerk getrennt oder unveränderbar gespeichert ist, kann von Schadsoftware nicht mitverschlüsselt werden.
- Zugriffe nach Aufgaben. Buchhaltung, Objektbetreuung und Empfang brauchen unterschiedliche Rechte. Prüfen Sie die Freigaben, wenn jemand neu anfängt oder geht.
- Wiederherstellung testen. Holen Sie testweise eine Akte zurück. So wissen Sie, wie lange es im Ernstfall dauert und ob alles vollständig ist.
Kurz-Check für Ihre Verwaltung
- Gibt es eine einheitliche Ablage für alle Objekte?
- Läuft die Datensicherung täglich, und prüft jemand, ob sie erfolgreich war?
- Liegt eine Kopie außer Haus?
- Werden E-Rechnungen vollständig und auffindbar abgelegt?
- Sind die Zugriffsrechte nach Aufgaben vergeben und aktuell?
- Haben Sie schon einmal testweise eine Akte aus der Sicherung zurückgeholt?
Wenn Sie bei einer Frage zögern, ist das kein Grund zur Sorge. Es ist einfach ein guter Startpunkt für die nächsten Wochen, und Sie müssen nicht alles auf einmal angehen.
Wie es weitergeht
Auf unserer Seite IT für Hausverwaltung und Immobilien zeigen wir, worauf wir in der Branche achten. Unter ITNG Backup finden Sie unsere Lösung für die Datensicherung. Mit ITNG Care sichern wir Microsoft 365, pflegen Ihre Datensicherung vor Ort und überwachen Ihre Systeme rund um die Uhr.