Neue Kurse, neue Teilnehmende, freie Dozentinnen und Dozenten, Unterricht vor Ort und online: Bei Bildungsträgern und Akademien ändert sich ständig, wer gerade Zugang zu was braucht. Dieser Beitrag ist für Sie, wenn Sie einen Bildungsträger führen oder dort die Organisation verantworten und Microsoft 365 so aufstellen wollen, dass Kurse reibungslos laufen.
Die typischen Herausforderungen
- Viele kurzlebige Konten: Teilnehmende brauchen für einige Wochen oder Monate Zugang. Danach bleiben Konten oft einfach bestehen.
- Externe Lehrkräfte: Freie Dozenten arbeiten für mehrere Träger und brauchen nur Zugriff auf ihre Kurse.
- Persönliche Daten: Anwesenheitslisten, Prüfungsergebnisse und Förderunterlagen sind sensibel und sollten nicht in offenen Ordnern liegen.
- Schulungsräume: Rechner im Kursraum werden von vielen genutzt und müssen nach jedem Kurs wieder sauber sein.
Sechs Tipps für Microsoft 365
- Ein Team pro Kurs. Legen Sie für jeden Kurs ein eigenes Team in Microsoft Teams an. Material, Aufgaben und Besprechungen bleiben so beieinander, und Teilnehmende sehen nur ihren Kurs.
- Klare Regeln für Konten. Entscheiden Sie, ob Teilnehmende eigene Konten bekommen oder als Gäste eingeladen werden. Beides geht, wichtig ist ein fester Ablauf.
- Ablaufdatum mitdenken. Halten Sie beim Anlegen fest, wann ein Kurs endet. Zum Kursende werden Konten deaktiviert und Teams archiviert.
- Interne Daten trennen. Verwaltung, Abrechnung und Förderunterlagen gehören in eigene Bereiche, auf die Kursteilnehmende und externe Dozenten keinen Zugriff haben.
- Mehrstufige Anmeldung für das Team. Zumindest alle festen Mitarbeitenden und Dozenten melden sich mit einem zweiten Faktor an.
- Kursraum-PCs zurücksetzen. Rechner im Schulungsraum werden zentral verwaltet und nach jedem Kurs auf einen sauberen Stand gebracht.
Weitere Ideen für den Alltag finden Sie in unseren Tipps und Tricks zu Microsoft Teams.
Kurz-Check für Ihren Bildungsträger
- Gibt es einen festen Ablauf, wie Konten für Teilnehmende angelegt und wieder entfernt werden?
- Hat jeder Kurs ein eigenes Team?
- Sind Verwaltung und Förderunterlagen von den Kursbereichen getrennt?
- Melden sich feste Mitarbeitende und Dozenten mit einem zweiten Faktor an?
- Werden die PCs im Schulungsraum nach jedem Kurs zurückgesetzt?
- Wissen Sie, wie viele Konten und Gäste es aktuell in Ihrem Microsoft 365 gibt?
Wenn Sie bei einer Frage zögern, ist das kein Grund zur Sorge. Es ist einfach ein guter Startpunkt für die nächsten Wochen, und Sie müssen nicht alles auf einmal angehen.
Wie es weitergeht
Auf unserer Seite IT für Bildungsträger und Akademien zeigen wir, worauf wir bei Bildungsträgern achten. Mit ITNG Care richten wir Microsoft 365 passend ein, verwalten Ihre Geräte, sichern Microsoft 365 und überwachen alles rund um die Uhr. Neue Kurse und Kursenden melden Sie einfach an unseren Helpdesk.