Die Mitgliederliste liegt auf dem privaten Laptop der Schriftführerin, die Vereins-E-Mails im Postfach des Kassiers, die Fotos vom Sommerfest in einer privaten Cloud. Solange alle dabei sind, klappt das. Dieser Beitrag ist für Sie, wenn Sie in einem Verein oder Verband Verantwortung tragen und wollen, dass Daten und Zugänge auch einen Vorstandswechsel gut überstehen.
Die typischen Herausforderungen
- Daten auf privaten Geräten: Ehrenamtliche arbeiten mit ihren eigenen Rechnern und Konten. Scheidet jemand aus, gehen Daten schnell mit.
- Persönliche statt funktionale Adressen: Wenn Anfragen an die private Adresse des Vorsitzenden gehen, ist nach der Wahl niemand mehr erreichbar.
- Geteilte Passwörter: Das Passwort für Website, Bankzugang oder Social Media kennen irgendwann viele, und niemand ändert es.
- Datenschutz: Auch Vereine müssen die Datenschutz-Grundverordnung einhalten. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hat dazu eine eigene Orientierungshilfe für Vereine veröffentlicht.
Sechs Tipps für eine Vereins-IT, die bleibt
- Funktionspostfächer einrichten. Adressen wie vorstand@ oder kasse@ als freigegebene Postfächer in Microsoft 365 wandern beim Amtswechsel einfach mit. Jede Person greift mit eigenem Konto darauf zu.
- Eine gemeinsame Ablage. Mitgliederlisten, Protokolle und Satzung gehören in eine zentrale Ablage des Vereins, zum Beispiel SharePoint, nicht auf private Festplatten.
- Rechte nach Amt vergeben. Die Kassiererin braucht andere Ordner als der Jugendwart. Rechte nach Funktion statt nach Person machen Wechsel einfach.
- Passwörter in einen Passwortmanager. Gemeinsame Zugänge liegen in einem Passwortmanager, aus dem man Personen beim Ausscheiden einfach entfernt.
- Zweiten Faktor einschalten. Vor allem für E-Mail, Bankzugang und Website sollte eine mehrstufige Anmeldung aktiv sein.
- Übergabe als Checkliste. Halten Sie fest, was bei einem Amtswechsel übergeben, umgestellt und entfernt wird. Dann ist die Übergabe in einer Stunde erledigt.
Microsoft bietet für gemeinnützige Organisationen eigene Angebote an. Die aktuellen Bedingungen prüfen Sie am besten direkt bei Microsoft, bevor Sie Lizenzen planen.
Kurz-Check für Ihren Verein
- Gibt es Funktionsadressen wie vorstand@ statt privater Adressen?
- Liegen Mitgliederdaten in einer zentralen Ablage des Vereins?
- Sind gemeinsame Passwörter in einem Passwortmanager?
- Ist für E-Mail und Bankzugang eine mehrstufige Anmeldung aktiv?
- Gibt es eine Übergabe-Checkliste für den nächsten Amtswechsel?
- Weiß der Vorstand, wo er die Orientierungshilfe zum Datenschutz im Verein findet?
Wenn Sie bei einer Frage zögern, ist das kein Grund zur Sorge. Es ist einfach ein guter Startpunkt für die nächsten Wochen, und Sie müssen nicht alles auf einmal angehen.
Wie es weitergeht
Auf unserer Seite IT für Vereine und Verbände zeigen wir, wie wir Vereine unterstützen. Mit ITNG Care richten wir Microsoft 365 passend ein, kümmern uns um Updates, Passwortmanager und Backup von Microsoft 365 und behalten alles rund um die Uhr im Blick.