Belege, Lohnabrechnungen, Bescheide, Jahresabschlüsse: In einer Steuerkanzlei laufen jeden Tag sensible Daten durch die IT. Dieser Beitrag ist für Sie, wenn Sie eine Steuerberatung oder eine Wirtschaftsprüfungskanzlei führen und Ihre IT so aufstellen wollen, dass sie sicher ist und gerade in der Fristenzeit nicht schlappmacht.
Drei Dinge, die Steuerkanzleien besonders betreffen
- Verschwiegenheit bei Dienstleistern: § 62a des Steuerberatungsgesetzes (StBerG) regelt, wann Sie externe Dienstleister einbinden dürfen. Kurz gesagt: sorgfältig auswählen, Vertrag in Textform, Verpflichtung zur Verschwiegenheit, Zugriff nur auf das, was wirklich nötig ist.
- Das beSt: Seit dem 1. Januar 2023 müssen Steuerberaterinnen und Steuerberater ihr besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach (beSt) empfangsbereit halten. Darüber kommen zum Beispiel Zustellungen der Finanzgerichte. Das Postfach muss also regelmäßig gesichtet werden.
- Mandantenportale und Belegaustausch: Viele Mandanten schicken Unterlagen digital. Jeder Upload-Weg, jede E-Mail mit Anhang ist auch ein möglicher Einstieg für Schadsoftware.
Typische Stolpersteine
Gefälschte E-Mails, die angeblich vom Finanzamt, von ELSTER oder von einem Mandanten kommen, sind ein Klassiker. Sie wirken echt, verlangen schnelles Handeln und enthalten einen Link oder einen Anhang. Ebenso häufig: Ein Rechner fällt kurz vor einer Abgabefrist aus, und niemand weiß, wie schnell Ersatz da ist.
Fünf praktische Tipps
- Dienstleisterverträge prüfen. Stellen Sie sicher, dass mit allen IT-Partnern eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG in Textform besteht.
- beSt-Vertretung festlegen. Regeln Sie, wer das Postfach bei Urlaub oder Krankheit sichtet, und prüfen Sie die Berechtigungen einmal im Jahr.
- Zweiten Faktor nutzen. Eine mehrstufige Anmeldung für E-Mail, Kanzleisoftware und Mandantenportale verhindert, dass ein gestohlenes Passwort allein reicht.
- Updates vor der Fristenzeit. Planen Sie größere Updates und Hardwaretausch in ruhigeren Monaten. Sicherheitsupdates laufen trotzdem regelmäßig weiter. Wie das geht, lesen Sie im Beitrag zum Patch-Management.
- Ersatz bereithalten. Ein vorbereiteter Ersatzrechner und eine geprüfte Datensicherung sorgen dafür, dass ein Ausfall nicht gleich zum Fristproblem wird.
Kurz-Check für Ihre Kanzlei
- Gibt es mit allen IT-Partnern eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG?
- Ist geregelt, wer das beSt bei Abwesenheit sichtet?
- Sind Kanzleisoftware, E-Mail und Mandantenportal mit einem zweiten Faktor geschützt?
- Gibt es einen Ersatzrechner, der im Notfall schnell einsatzbereit ist?
- Wann wurde die Datensicherung zuletzt testweise zurückgespielt?
Wenn Sie bei einer Frage zögern, ist das kein Grund zur Sorge. Es ist einfach ein guter Startpunkt für die nächsten Wochen, und Sie müssen nicht alles auf einmal angehen.
Wie es weitergeht
Auf unserer Seite IT für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer finden Sie, worauf wir bei Kanzleien achten. Mit ITNG Care übernehmen wir Updates, Geräteverwaltung, Backup von Microsoft 365, Phishing-Schulung und die Überwachung rund um die Uhr, damit Ihre Kanzlei auch in der Fristenzeit stabil läuft.