Im Notariat ist Verschwiegenheit keine Frage des Stils, sondern Amtspflicht. Gleichzeitig ist der Alltag längst digital: Urkunden werden elektronisch verwahrt, Anträge elektronisch eingereicht, Termine per E-Mail abgestimmt. Dieser Beitrag ist für Sie, wenn Sie ein Notariat leiten oder dort die Organisation verantworten und Ihre IT-Regeln auf eine klare Grundlage stellen wollen.
Was § 26a BNotO für Ihre IT bedeutet
Die Bundesnotarordnung erlaubt es, externe Dienstleister einzubinden, zum Beispiel für IT-Betreuung, Wartung oder Cloud-Dienste. § 26a BNotO knüpft das an klare Bedingungen:
- Der Dienstleister wird sorgfältig ausgewählt, und die Zusammenarbeit endet, wenn er die Anforderungen nicht erfüllt.
- Der Vertrag wird in Textform geschlossen und enthält eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Hinweis auf die strafrechtlichen Folgen.
- Der Dienstleister darf nur so viel erfahren, wie für seine Aufgabe erforderlich ist.
- Es ist geregelt, ob er weitere Personen oder Unterauftragnehmer hinzuziehen darf.
Typische Themen im Notariat
- Fernwartung: Wenn ein Dienstleister aus der Ferne hilft, sollte jede Sitzung freigegeben und nachvollziehbar sein.
- Rechte im Team: Nicht jede Mitarbeiterin braucht Zugriff auf alle Vorgänge. Rollen nach Aufgaben schaffen Ordnung.
- Daten neben der Fachsoftware: Entwürfe, Scans und E-Mails liegen oft auch außerhalb der Notariatssoftware und brauchen ebenfalls eine Datensicherung.
So bringen Sie Ordnung in Ihre Regeln
- Dienstleister auflisten. Schreiben Sie auf, wer Zugriff auf Ihre IT hat, vom IT-Partner bis zum Softwarehaus, und prüfen Sie die Verträge nach § 26a BNotO.
- Fernzugriff nur auf Freigabe. Legen Sie fest, dass Fernwartung nur nach Ihrer Zustimmung startet und protokolliert wird.
- Berechtigungen nach Rollen. Vergeben Sie Zugriffe nach Aufgaben und prüfen Sie sie, wenn jemand neu kommt, wechselt oder geht.
- Updates und Backup schriftlich regeln. Halten Sie fest, wann Updates laufen, was gesichert wird und wie oft die Wiederherstellung getestet wird.
- Alles in einer kurzen Richtlinie bündeln. Zwei bis drei Seiten reichen. Wichtig ist, dass das Team sie kennt und sie jährlich aktualisiert wird.
Kurz-Check für Ihr Notariat
- Gibt es eine aktuelle Liste aller Dienstleister mit Zugriff auf Ihre IT?
- Startet Fernwartung nur nach Ihrer Freigabe, und wird sie protokolliert?
- Sind die Berechtigungen im Team nach Aufgaben vergeben und zuletzt geprüft worden?
- Werden auch Entwürfe, Scans und E-Mails außerhalb der Fachsoftware gesichert?
- Kennt das Team die IT-Richtlinie, und ist sie nicht älter als ein Jahr?
Wenn Sie bei einer Frage zögern, ist das kein Grund zur Sorge. Es ist einfach ein guter Startpunkt für die nächsten Wochen, und Sie müssen nicht alles auf einmal angehen.
Wie es weitergeht
Auf unserer Seite IT für Notare finden Sie, worauf wir im Notariat achten. Mit ITNG Care übernehmen wir Updates, Geräteverwaltung, Backup von Microsoft 365 und die Überwachung rund um die Uhr. Die Anforderungen aus § 26a BNotO klären wir mit Ihnen, bevor wir starten.