Gesundheitsangaben für die Berufsunfähigkeitsversicherung, Vermögensverhältnisse, Kopien von Ausweisen und Schadensfotos: Bei Versicherungsmaklern kommen besonders viele sensible Daten zusammen. Dieser Beitrag ist für Sie, wenn Sie ein Maklerbüro führen und Ihre Kundendaten im Alltag gut schützen wollen, ohne dass die Arbeit darunter leidet.
Gilt DORA für Ihr Maklerbüro?
Seit dem 17. Januar 2025 gilt die EU-Verordnung DORA (Digital Operational Resilience Act) für viele Unternehmen der Finanzbranche. Für Versicherungsvermittler gibt es eine wichtige Ausnahme: Kleinst-, kleine und mittlere Unternehmen sind nicht erfasst. Die meisten Maklerbüros fallen damit nicht direkt unter DORA. Die Versicherer, mit denen Sie zusammenarbeiten, unterliegen DORA dagegen. Es lohnt sich also, die eigene IT so aufzustellen, dass Sie Fragen Ihrer Partner zur Sicherheit gelassen beantworten können.
Typische Herausforderungen
- Besondere Daten: Gesundheitsdaten gehören nach der Datenschutz-Grundverordnung zu den besonders geschützten Kategorien. Sie brauchen besonders sorgfältigen Umgang.
- Viele Portale: Für jeden Versicherer ein eigener Zugang, dazu Vergleichsrechner und Maklerverwaltungsprogramm. Da werden Passwörter gern mehrfach verwendet.
- Dokumente per E-Mail: Kunden schicken Unterlagen oft unverschlüsselt. Und gefälschte Nachrichten von angeblichen Versicherern sind kaum vom Original zu unterscheiden.
Fünf praktische Tipps
- Passwortmanager für alle Portale. Jeder Zugang bekommt ein eigenes, starkes Passwort. Der Passwortmanager merkt sie sich, Sie müssen es nicht.
- Zweiten Faktor einschalten. Wo Versicherer und Programme eine mehrstufige Anmeldung anbieten, nutzen Sie sie. Für E-Mail und Microsoft 365 ist sie Pflicht.
- Sicherer Weg für Unterlagen. Bieten Sie Kunden einen geschützten Upload oder verschlüsselte Übertragung an, statt Gesundheitsangaben per normaler E-Mail anzufordern.
- Rechte im Team klären. Nicht jede Person im Büro braucht Zugriff auf alle Kundenakten. Rollen nach Aufgaben schaffen Klarheit.
- Auf Phishing vorbereitet sein. Kurze, regelmäßige Schulungen helfen, gefälschte Versicherer-Mails zu erkennen. Ein gutes Beispiel liefert unser Beitrag zu Social Engineering.
Kurz-Check für Ihr Maklerbüro
- Hat jedes Versicherer-Portal ein eigenes, starkes Passwort?
- Ist für E-Mail und Maklerverwaltungsprogramm eine mehrstufige Anmeldung aktiv?
- Können Kunden Unterlagen auf einem sicheren Weg schicken?
- Sind die Zugriffsrechte im Büro nach Aufgaben vergeben?
- Hat das Team in diesem Jahr eine Phishing-Schulung erhalten?
- Wird die Datensicherung regelmäßig geprüft und getestet?
Wenn Sie bei einer Frage zögern, ist das kein Grund zur Sorge. Es ist einfach ein guter Startpunkt für die nächsten Wochen, und Sie müssen nicht alles auf einmal angehen.
Wie es weitergeht
Auf unserer Seite IT für Versicherungsmakler zeigen wir, worauf wir bei Maklerbüros achten. Mit ITNG Care bekommen Sie Passwortmanager, Phishing-Schulung, Geräteverwaltung, Backup von Microsoft 365 und Überwachung rund um die Uhr aus einer Hand.