In der Personaldienstleistung ist Bewegung das Geschäftsmodell. Disponentinnen kommen und gehen, Niederlassungen wachsen, und jeden Tag treffen neue Bewerbungen mit Lebensläufen, Zeugnissen und Ausweiskopien ein. Dieser Beitrag ist für Sie, wenn Sie ein Personaldienstleistungs- oder Zeitarbeitsunternehmen führen und Ordnung in Konten, Geräte und Bewerberdaten bringen wollen.
Warum viel Wechsel die IT fordert
- Vergessene Konten: Wer das Unternehmen verlässt, hat oft noch wochenlang Zugriff auf E-Mail, Bewerberportal oder Cloud-Ablage, weil niemand daran denkt.
- Weitergereichte Geräte: Laptops und Diensthandys wandern von einer Person zur nächsten, manchmal samt alten Daten und gespeicherten Passwörtern.
- Sensible Unterlagen: Bewerbungsunterlagen enthalten viele persönliche Daten. Sie landen schnell in Postfächern, auf dem Desktop oder im Downloads-Ordner.
- Verteilte Standorte: In jeder Niederlassung läuft es ein bisschen anders, wenn es keine gemeinsamen Regeln gibt.
Sechs Tipps für den Alltag
- Eine Checkliste für Eintritt und Austritt. Legen Sie fest, welche Konten, Rechte und Geräte jemand bekommt und was beim Austritt zurückgegeben oder gesperrt wird. Das BSI empfiehlt solche geregelten Abläufe ausdrücklich.
- Rechte nach Rollen vergeben. Disposition, Vertrieb und Lohnbuchhaltung brauchen unterschiedliche Zugriffe. Rollen statt Einzelfreigaben machen Wechsel einfacher.
- Geräte vor der Weitergabe zurücksetzen. Ein Laptop oder Smartphone wird vor der Übergabe an die nächste Person vollständig zurückgesetzt und frisch eingerichtet. Mit einer zentralen Geräteverwaltung geht das in wenigen Schritten.
- Bewerberdaten an einem Ort. Bewerbungen gehören in das Bewerbermanagement oder eine definierte Ablage, nicht in persönliche Postfächer. Legen Sie fest, wann Unterlagen gelöscht werden.
- Gemeinsame Postfächer statt geteilter Passwörter. Für Adressen wie „bewerbung@“ eignen sich freigegebene Postfächer in Microsoft 365. Jede Person greift mit eigenem Konto darauf zu.
- Phishing ernst nehmen. Gefälschte Bewerbungen mit Schadsoftware im Anhang sind eine bekannte Masche. Ein kurzes Training hilft, sie zu erkennen.
Kurz-Check für Ihr Unternehmen
- Gibt es eine Checkliste für Ein- und Austritte, und wird sie auch genutzt?
- Wurden die Konten der zuletzt ausgeschiedenen Kolleginnen und Kollegen am letzten Arbeitstag gesperrt?
- Werden Geräte vor der Weitergabe vollständig zurückgesetzt?
- Ist festgelegt, wo Bewerbungsunterlagen liegen und wann sie gelöscht werden?
- Laufen Sammeladressen wie bewerbung@ über freigegebene Postfächer statt über geteilte Passwörter?
- Arbeiten alle Niederlassungen nach denselben Regeln?
Wenn Sie bei einer Frage zögern, ist das kein Grund zur Sorge. Es ist einfach ein guter Startpunkt für die nächsten Wochen, und Sie müssen nicht alles auf einmal angehen.
Wie es weitergeht
Auf unserer Seite IT für Personaldienstleister zeigen wir, worauf wir in der Branche achten. Mit ITNG Care übernehmen wir Geräteverwaltung, Updates, Backup von Microsoft 365, Phishing-Schulung und die Überwachung rund um die Uhr. Eintritte und Austritte melden Sie einfach an unseren Helpdesk, und wir kümmern uns um Konten und Geräte.