Workshops vorbereiten, Analysen teilen, Präsentationen gemeinsam überarbeiten: In der Beratung arbeiten Sie ständig mit Menschen außerhalb Ihrer Firma zusammen. Dieser Beitrag ist für Sie, wenn Sie eine Unternehmensberatung führen und Microsoft 365 so einrichten wollen, dass Zusammenarbeit leicht ist und Vertrauliches trotzdem vertraulich bleibt.
Die typischen Herausforderungen
- Viele Kunden, viele Gäste: In Teams sammeln sich mit der Zeit Gastkonten von Kunden und Partnern. Nach Projektende bleiben sie oft einfach bestehen.
- Offene Freigabelinks: Ein Link „Jeder mit dem Link“ ist schnell verschickt. Wohin er weitergeleitet wird, wissen Sie danach nicht mehr.
- Projekte vermischen sich: Wenn alle Kundenordner in einer großen Ablage liegen, sieht im Zweifel jede Beraterin jedes Projekt.
- Unterwegs arbeiten: Beim Kunden vor Ort, im Hotel, im Zug. Laptops und Smartphones brauchen deshalb einen guten Schutz.
Fünf Tipps für Microsoft 365 in der Beratung
- Ein Team pro Kunde oder Projekt. Legen Sie für jedes Mandat ein eigenes Team in Microsoft Teams an. So bleiben Dateien, Chats und Gäste sauber getrennt.
- Freigaben bewusst einstellen. In SharePoint und OneDrive können Sie festlegen, ob Links nur für bestimmte Personen gelten und wann sie ablaufen. Für vertrauliche Projekte sind Links für bestimmte Personen die bessere Wahl.
- Gäste regelmäßig aufräumen. Prüfen Sie nach Projektende, welche Gastkonten noch gebraucht werden. Eine feste Erinnerung zum Projektabschluss reicht dafür oft schon.
- Vertraulichkeit kennzeichnen. Mit Vertraulichkeitsbezeichnungen aus Microsoft Purview markieren Sie Dokumente, etwa als „Vertraulich – nur Projektteam“. Mehr dazu im Beitrag Was ist Microsoft Purview?
- Mobile Geräte absichern. Eine mehrstufige Anmeldung und eine zentrale Geräteverwaltung sorgen dafür, dass ein verlorener Laptop nicht zum Datenleck wird.
Für den Alltag
Viele dieser Einstellungen sind einmal sauber gemacht und laufen dann im Hintergrund. Wichtig ist, dass das Team die Regeln kennt: wo Kundendaten hingehören, wie geteilt wird und wen man fragt, wenn etwas unklar ist. Ein kurzes Merkblatt für neue Kolleginnen und Kollegen spart später viele Rückfragen. Weitere Ideen finden Sie in unseren Tipps und Tricks zu Microsoft Teams.
Kurz-Check für Ihre Beratung
- Hat jeder Kunde einen eigenen Bereich in Teams oder SharePoint?
- Wissen Sie, wie viele Gastkonten es gerade in Ihrem Microsoft 365 gibt?
- Laufen Freigabelinks für vertrauliche Unterlagen automatisch ab?
- Sind Laptops verschlüsselt und mit einem zweiten Faktor geschützt?
- Gibt es ein kurzes Merkblatt, wie im Team mit Kundendaten umgegangen wird?
Wenn Sie bei einer Frage zögern, ist das kein Grund zur Sorge. Es ist einfach ein guter Startpunkt für die nächsten Wochen, und Sie müssen nicht alles auf einmal angehen.
Wie es weitergeht
Auf unserer Seite IT für Unternehmensberatungen zeigen wir, worauf wir bei Beratungen achten. Mit ITNG Care richten wir Microsoft 365 passend ein, verwalten Ihre Geräte, sichern Microsoft 365 und überwachen alles rund um die Uhr.