In einer Kanzlei ist fast alles vertraulich: Schriftsätze, Verträge, Korrespondenz, manchmal ganze Lebensgeschichten. Dieser Beitrag ist für Sie, wenn Sie eine Kanzlei führen oder dort für die Organisation zuständig sind und wissen wollen, wie Sie das Mandatsgeheimnis auch digital gut absichern.
Was das Berufsrecht von Ihrer IT verlangt
Ohne externe Hilfe kommt kaum eine Kanzlei aus, sei es für Wartung, Cloud-Dienste oder Software. Das Berufsrecht erlaubt das ausdrücklich. § 43e der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) legt aber fest, worauf Sie achten müssen:
- Sie wählen den Dienstleister sorgfältig aus und beenden die Zusammenarbeit, wenn er die Vorgaben nicht einhält.
- Der Vertrag wird in Textform geschlossen.
- Der Dienstleister verpflichtet sich zur Verschwiegenheit und wird auf die strafrechtlichen Folgen hingewiesen.
- Er darf nur so viel erfahren, wie für seine Aufgabe nötig ist, und es ist geregelt, ob er weitere Personen einbinden darf.
Dazu kommt das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA). Über das beA laufen Zustellungen von Gerichten, und gegenüber den Gerichten ist die elektronische Einreichung längst Pflicht. Das beA muss also zuverlässig erreichbar sein, auch wenn Sie im Urlaub sind.
Typische Schwachstellen im Kanzleialltag
- E-Mail: Gefälschte Nachrichten von angeblichen Mandanten, Gerichten oder Banken sind der häufigste Einstieg für Betrug.
- Geteilte Zugänge: Ein gemeinsames Passwort für das Sekretariat ist bequem, macht aber unklar, wer was getan hat.
- Mobiles Arbeiten: Akten auf dem Laptop im Zug oder beim Gerichtstermin brauchen eine Verschlüsselung, falls das Gerät verloren geht.
Fünf Schritte für mehr Sicherheit
- Verträge prüfen. Sehen Sie nach, ob mit allen IT-Dienstleistern eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 43e BRAO in Textform besteht.
- Mehrstufige Anmeldung einschalten. Ein zweiter Faktor, etwa eine App auf dem Smartphone, schützt E-Mail und Kanzleisoftware, auch wenn ein Passwort in falsche Hände gerät.
- Geräte verschlüsseln. Laptops und Smartphones mit Kanzleidaten sollten verschlüsselt und zentral sperrbar sein.
- beA-Vertretung regeln. Legen Sie fest, wer bei Abwesenheit Nachrichten im beA sichtet, und dokumentieren Sie die Rechte.
- Team sensibilisieren. Kurze, regelmäßige Phishing-Schulungen helfen, verdächtige Nachrichten zu erkennen. Ein Beispiel lesen Sie in unserem Beitrag zu Social Engineering.
Kurz-Check für Ihre Kanzlei
- Liegt für jeden IT-Dienstleister eine Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform vor?
- Ist für E-Mail und Kanzleisoftware eine mehrstufige Anmeldung aktiv?
- Sind alle Laptops mit Mandantendaten verschlüsselt?
- Ist geregelt, wer im Urlaub oder bei Krankheit das beA sichtet?
- Weiß jede Person im Team, wie sie eine verdächtige E-Mail meldet?
Wenn Sie bei einer Frage zögern, ist das kein Grund zur Sorge. Es ist einfach ein guter Startpunkt für die nächsten Wochen, und Sie müssen nicht alles auf einmal angehen.
Wie es weitergeht
Auf unserer Seite IT für Rechtsanwälte zeigen wir, worauf wir bei Kanzleien achten. Mit ITNG Care übernehmen wir Updates, Geräteverwaltung, Backup von Microsoft 365, Phishing-Schulung und die Überwachung rund um die Uhr. Die Anforderungen aus § 43e BRAO klären wir gemeinsam mit Ihnen, bevor wir starten.