Videos im Rohschnitt, Layouts in mehreren Versionen, Bilddaten in voller Auflösung: In Agenturen und Medienunternehmen wandern jeden Tag große Dateien zwischen Team, Kunden und Freelancern hin und her. Dieser Beitrag ist für Sie, wenn Sie eine Agentur führen und wollen, dass Zusammenarbeit leicht ist, Daten sicher bleiben und Projekte auch in ein paar Jahren noch auffindbar sind.
Die typischen Herausforderungen
- Viele Wege für Dateien: Mal per E-Mail, mal über einen Transferdienst, mal per USB-Stick. Am Ende weiß niemand, welche Version die freigegebene ist.
- Offene Links: Ein Freigabelink für „jeden“ ist schnell erstellt und bleibt oft jahrelang aktiv.
- Freelancer im Projekt: Externe brauchen Zugriff auf genau ein Projekt, nicht auf die ganze Ablage, und nur für die Dauer der Zusammenarbeit.
- Abgeschlossene Projekte: Kunden fragen nach Jahren nach offenen Dateien. Dann muss das Archiv vollständig und lesbar sein.
Sechs Tipps für Microsoft 365 in der Agentur
- Ein Bereich pro Kunde. Legen Sie für jeden Kunden ein Team oder eine SharePoint-Website an. Projekte, Freigaben und Gäste bleiben so sauber getrennt.
- Links mit Ablaufdatum. In SharePoint und OneDrive lässt sich festlegen, wer einen Link nutzen darf und wann er abläuft. Für Kundenfreigaben sind Links für bestimmte Personen die sichere Wahl.
- Freelancer als Gäste. Externe werden als Gäste in das passende Team eingeladen. Nach Projektende entfernen Sie sie mit einem Klick.
- Versionen nutzen statt Dateinamen. SharePoint speichert ältere Versionen automatisch. Das erspart Dateinamen wie „final_final_v3“.
- Microsoft 365 sichern. Der Papierkorb ersetzt kein Backup. Ein eigenes Backup für Microsoft 365 schützt vor versehentlichem Löschen und vor Schadsoftware.
- Arbeitsplätze absichern. Leistungsstarke Rechner für Schnitt und Grafik brauchen dieselben Updates und dieselbe Überwachung wie jeder andere PC.
Weitere Ideen finden Sie in unseren Tipps und Tricks zu Microsoft Teams.
Kurz-Check für Ihre Agentur
- Hat jeder Kunde einen eigenen Bereich in Teams oder SharePoint?
- Laufen Freigabelinks automatisch ab?
- Werden Freelancer nach Projektende als Gäste entfernt?
- Wird Microsoft 365 eigenständig gesichert?
- Bekommen auch Grafik- und Schnittrechner regelmäßig Updates?
- Finden Sie die Dateien eines Projekts von vor drei Jahren in wenigen Minuten?
Wenn Sie bei einer Frage zögern, ist das kein Grund zur Sorge. Es ist einfach ein guter Startpunkt für die nächsten Wochen, und Sie müssen nicht alles auf einmal angehen.
Wie es weitergeht
Auf unserer Seite IT für Agenturen und Medien zeigen wir, worauf wir bei Agenturen achten. Mit ITNG Care richten wir Microsoft 365 passend ein, sichern es, verwalten Ihre Geräte und behalten alles rund um die Uhr im Blick.