Jeden Tag sind 145 Millionen (2021) aktive Benutzer in Microsoft Teams unterwegs . Wenn Sie einer von ihnen sind, fragen Sie sich vielleicht, welche hilfreichen neuen Funktionen Sie erlernen könnten, wenn Sie nur wüssten, was die Teams-Experten wissen.

Dieser Blog Artikel wird Ihnen helfen, dass Beste aus der Software herauszuholen.  Lassen Sie uns zunächst kurz auf das Produkt selbst eingehen. Was ist Microsoft Teams?

Teams ist ein Chat-basierter kollaborativer Arbeitsbereich, der Gruppen- und Einzelnachrichten, Sprach- oder Videoanrufe und Dateifreigabe bietet. Stellen Sie sich Microsoft Teams als Social-Media-Website für Ihr internes Team vor.
Sie können beliebig viele Kanäle (die Orte, an denen Sie chatten und Dateien teilen) für Ihrer Organisation erstellen.

Microsoft Teams ist zu einem großen Teil aufgrund seiner Integration in Microsoft 365 so beliebt geworden . Ohne zusätzliche Kosten erhalten Sie eine Messaging-App, mit der Sie über 600 Apps erstellen und integrieren können, einschließlich der gesamten Microsoft Office-Suite.

Auch ohne Microsoft 365 erhalten Sie mit der Registrierung für ein kostenloses Konto unbegrenzte Chatnachrichten und Suchen, Audio- und Videoanrufe für Einzelpersonen und Gruppen (begrenzt auf 60 Minuten pro Sitzung), 10 GB Speicherplatz für Teamdateien und 2 GB pro Person. Natürlich ist das Cloud-basierte Microsoft 365 eine leistungsstarke Plattform, die heutzutage fast jedes Unternehmen nutzt, sodass Sie in den meisten Fällen bereits Teams eingerichtet haben!

Verwenden Sie Tastaturkürzel

Tastenkombinationen sind eine Geheimwaffe, um die häufigsten Aufgaben zu beschleunigen. Es kann eine Weile dauern, bis Sie das Gefühl haben, dass Sie sich mit diesen wesentlichen Dingen auskennen, aber sobald Sie dies getan haben, ist es weniger als eine Sekunde Arbeit, einen Befehl auszuführen, anstatt nach einem Menü zu suchen.

Hier sind einige wichtige Tastaturkürzel für den Einstieg:

Durchsuchen Sie Ihre Gespräche

Die Suche wird zu einer unverzichtbaren Funktion, wenn Sie immer mehr Inhalte schicken und vergessen, wo Sie diese Arbeitsprojekte abgelegt haben!
Nachdem Sie eingegeben haben, wonach Sie suchen möchten, und die Eingabetaste gedrückt haben, werden die Suchergebnisse im Bereich auf der linken Seite angezeigt. Wechseln Sie zwischen Personen und Dateien , indem Sie auf die Registerkarten klicken. Dies gilt für Gruppennachrichten und Einzelpersonen.

Manchmal benötigen Sie mehr als nur eine einfache Suche, und hier ist die integrierte Keyword Query Language (KQL) für erweiterte Suchen in den Nachrichten  (denken Sie daran, kein Leerzeichen zwischen dem Doppelpunkt und den Suchbegriffen hinzuzufügen):

“From:” und geben Sie dann den Namen der Person ein
“In:” und geben Sie dann den Namen des Kanals oder Gruppenchats ein
“Subject:” das Schlüsselwort aus einer Nachricht oder einer Betreffzeile
“Sent:” das Datum, an dem die Nachricht gesendet wurde

Suche mit Shortcut-Befehlen

Eine andere Möglichkeit, das Beste aus Ihrem Suchfeld herauszuholen, besteht darin, das Schrägstrich-Symbol ” / ” einzugeben. Dadurch wird ein Dropdown-Menü mit verfügbaren Befehlen angezeigt, z. B. /saved.
Wählen Sie diesen Befehl aus, und Teams zeigt eine Liste der von Ihnen gespeicherten Nachrichten an.

Wählen Sie /org und Sie sehen eine Liste mit Personen und die Zuordnung dieser Person zur Organisation.

Senden und filtern Sie Nachrichten mit @mention

Wenn Sie das @-Symbol in die Suchleiste oben eingeben, wird der Name des gesuchten Kollegen angezeigt, und Sie können ihm sofort direkt eine Nachricht senden.
Sie können @Erwähnungen auch umgekehrt verwenden und an Sie gesendete Nachrichten und Benachrichtigungen filtern!

Vermeiden Sie es, gestört zu werden

Manchmal möchten Sie vielleicht einfach nicht gestört werden und alles herausfiltern, damit Sie sich voll und ganz konzentrieren können, ohne sich Sorgen machen zu müssen, durch Benachrichtigungen gestört zu werden.
Wählen Sie dazu einfach Ihr Profilbild (obere rechte Ecke) und dann die Registerkarte Benachrichtigungen aus, um den Typ und die Häufigkeit Ihrer Benachrichtigungen zu ändern.

Machen Sie Ihre Chats durchsuchbar

Niemand möchte Tausende von Konversationen durchsuchen, um die eine Nachricht zu finden, die Sie benötigen. Teams hilft indem es die vollständige Anpassung Ihrer Chat-Titel, damit Sie sie in Zukunft finden können. Klicken Sie einfach auf den Bleistift oben rechts in Ihrem Chat und benennen Sie ihn entsprechend um!

Verpassen Sie sich einen besseren Hintergrund

Wir leben nicht alle in wunderschönen, malerischen Landschaften. Manchmal haben Sie keine andere Wahl, als diesen Videoanruf an einem weniger als perfekten Ort anzunehmen.

Der austausch deines Hintergrunds kann helfen, dem Meeting Professionalität zu verleihen und dein Privatleben persönlich zu halten! Wählen Sie dazu während eines Anrufs den Bildschirm mit den Audio- und Videoeinstellungen, dann das Symbol mit den drei Punkten ( … ) und dann “Meinen Hintergrund entfernen” aus .

Wenn Sie lieber ein Bild anstelle von Unschärfe verwenden möchten, klicken Sie an dieselbe Stelle, wählen Sie Hintergrundeffekte anzeigen aus, um eine Seitenleiste mit einigen ansprechenden Hintergrundbildern anzuzeigen.

Übersetzung

Die Übersetzung jeder Nachricht in eine Fremdsprache ist nur einen Klick entfernt. Bewegen Sie den Mauszeiger über die zu übersetzende Nachricht, klicken Sie auf die Auslassungspunkte mit den drei Punkten (…) und wählen Sie Übersetzen aus.

Obwohl nicht immer perfekt, beinhaltet Teams die Übersetzung von Videoanrufen. Über das Menü  “Übersetzen in”  können Sie Untertitel in mehreren Sprachen hinzufügen , und die Teilnehmer können Untertitel aktivieren, indem sie auf der rechten Seite ihres Bildschirms auf „Untertitel ein“ klicken.

Verwenden Sie SharePoint

SharePoint, die Microsoft-Plattform zum Sichern und Teilen von Dateien, ist bereits in Microsoft Teams integriert.

Durch Klicken auf die Registerkarte Dateien können Sie Dateien mit anderen Teammitgliedern über SharePoint teilen. Wenn eine Datei für einen Kanal freigegeben wurde, können Personen in Ihrem Team Office Online oder eine seiner Desktop-Apps verwenden, um zusammenzuarbeiten.

E-Mail-Weiterleitung an einen Kanal

E-Mail mag für schnelle Kommunikation aus der Mode gekommen sein, aber E-Mail existiert immer noch und wird von vielen Menschen täglich genutzt. Zum Glück ist das Weiterleiten von E-Mails an einen beliebigen Microsoft Teams-Kanal einfach.

Klicken Sie neben dem Kanalnamen auf die Auslassungspunkte und dann auf E-Mail-Adresse abrufen. Jetzt hat Ihre Gruppe eine E-Mail-Adresse, an die Sie Nachrichten weiterleiten können!

Senden Sie dringende Chat-Benachrichtigungen

Das ist das digitale Äquivalent zum lauten Klopfen an einer Bürotür. Um eine Benachrichtigung über eine dringende Nachricht zu senden, schauen Sie unter das Textfeld und Sie können dringend oder wichtig markieren, um eines dieser Wörter zur Nachricht hinzuzufügen und die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erregen.

Markieren Sie eine Nachricht als dringend, und sobald Sie sie gesendet haben, erhalten Sie sie für die folgenden 20 Minuten alle zwei Minuten, was es schwierig machen sollte, sie zu ignorieren.

Speichern Sie eine Nachricht für später

Manchmal müssen Sie sich auf ein Projekt konzentrieren und eine Nachricht markieren, um später darauf zurückzukommen.

Bewegen Sie einfach den Mauszeiger über eine beliebige Nachricht und klicken Sie auf das mehr-Anzeigen-Symbol ( … ) und dann auf diese Nachricht speichern. Sie können Ihre gespeicherten Nachrichten ganz einfach finden, indem Sie /saved in das Suchfeld eingeben. Sobald Sie Ihre Ergebnisse sehen, können Sie Nachrichten auch über das Lesezeichensymbol, das oben rechts in jeder Nachricht angezeigt wird, aus dem Speicher entfernen.

Laden Sie alle zu einem Team ein

Microsoft Teams macht es einfach, Nachrichten an alle in Ihrer Organisation zu senden. Um sie zu einem Team hinzuzufügen, gehen Sie einfach wie folgt vor:

Dieses Team umfasst jetzt alle – mit Ausnahme von Gastbenutzern – und wenn Sie Benutzer zu Microsoft 365 hinzufügen oder daraus entfernen, wird auch ihre Präsenz in Microsoft Teams entsprechend aktualisiert.

Führen Sie Umfragen durch

Das Sammeln von Meinungen kann mühsam sein, aber Teams macht es zum Kinderspiel, sie abzufragen. Klicken Sie einfach auf das Formularsymbol unter dem Nachrichtenfeld, um eine Umfrage in Microsoft Teams zu erstellen und zu senden. Anschließend können Sie Ihre Umfrage erstellen.

Geben Sie Ihre Frage und die Antwortmöglichkeiten ein. Klicken Sie für mehrere Antworten auf den Schalter mehrere Antworten. Sie können die Ergebnisse nach der Abstimmung auch automatisch teilen und die Antworten anonym halten.

Erstellen Sie private Kanäle

Einige Dinge werden am besten auf einer gut-zu-Wissen-Basis aufbewahrt, sodass Sie mit dieser Funktion neue Kanäle innerhalb eines bereits bestehenden Teams für die private Zusammenarbeit oder sensible Diskussionen erstellen können. Achten Sie auf das Schlosssymbol, um zu sehen, ob ein Kanal privat ist oder nicht.

Meeting-Transkriptionen herunterladen

Besprechungsnotizen können nützlich sein, aber sie aufzunehmen kann eine große Aufgabe sein.

Mit Microsoft Teams müssen Sie das nicht! Sobald die Aufzeichnung Ihres Meetings fertig ist, klicken Sie auf das mehr-Anzeigen-Symbol ( … ) und öffnen Sie Ihr Video in Microsoft Stream. Öffnen Sie die nächsten wieder das mehr-Anzeigen-Symbol ( … ) und klicken Sie auf Videodetails aktualisieren. Wählen Sie den Abschnitt Videosprache, klicken Sie auf Untertiteldatei automatisch generieren und dann auf Aktualisieren.

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, können Sie Ihre Transkription des Meetings aus dem Abschnitt „Microsoft Streams“ herunterladen.

Chatten Sie mit Nichtbenutzern innerhalb von Teams

Eine großartige Funktion von Teams ist die Möglichkeit, anderen auf verschiedenen Plattformen wie Zoom, Slack oder Cisco Webex Nachrichten zu senden. Für diese Funktion müssen Sie sich mit einem Mio – Konto anmelden, dann können Sie Ihren externen Kontakten, die sich auf Slack oder Webex befinden, nahtlos Nachrichten senden.

Hinzufügen von Registerkarten zu Kanälen

Nicht zuletzt können Sie mithilfe von Registerkarten Benutzer schnell mit wichtigen Dokumenten in Office- oder Drittanbieter-Apps verbinden. Um einem Kanal eine Registerkarte hinzuzufügen, wählen Sie oben im Kanal auf ” + “, danach wählen Sie eine Registerkarte aus und befolgen Sie die Schritte. Die Registerkarte wird oben im Kanal angezeigt.

Fazit

Teams ist ein sehr Produktive und spannende Plattform, um mehr darüber zu erfahren wie Ihnen die IT NEXT GEN GmbH bei der Umstetzung, Ihrer Projekte rund um Microsoft 365 helfen kann, buchen Sie sich ein kurzes Kennlerngespräch.

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